Czym jest faktura ustrukturyzowana i co różni ją od faktury elektronicznej?

Wielu przedsiębiorców zdaje sobie sprawę z faktu, że cyfryzacja jest dzisiaj niezbędna, by firma mogła dalej się rozwijać. Rozwiązania takie jak faktura elektroniczna zoptymalizowały obieg faktur w firmie, dzięki czemu stały się bardzo popularne. Organizacje muszą jednak teraz przygotować się na wdrożenie kolejnej innowacji. Jest nią faktura ustrukturyzowana, która jest kolejnym krokiem w kierunku cyfryzacji przedsiębiorstw.

Faktura ustrukturyzowana – co to jest?

Polscy przedsiębiorcy zdążyli już oswoić się z rozwiązaniem, jakim jest faktura elektroniczna. Od kilku lat cyfrowa forma dokumentów staje się coraz popularniejsza i zastępuje papierowe odpowiedniki w wielu przedsiębiorstwach. Z początkiem 2022 roku pojawiło się kolejne rozwiązanie jakim jest faktura ustrukturyzowana. Co to jest i czym różni się od innych opcji?

Najważniejsze informacje na ten temat znaleźć można w art. 2 Ustawy o VAT. Dowiedzieć się z niego można między innymi tego, że faktura ustrukturyzowana to faktura elektroniczna, która jest wystawiona zgodnie z określonym odgórnie wzorem przez Krajowy System e-Faktur (KSeF). Obieg tego rodzaju dokumentów jest więc możliwy dzięki istnieniu narzędzia jakim jest KSeF.

Jakie są jednak najważniejsze cechy tych dokumentów? Warto wspomnieć między innymi o tym, że faktura ustrukturyzowana:

jest wystawiana przez Krajowy System e-Faktur (bezpośrednio lub za pośrednictwem oprogramowania) i ma nadany indywidualny numer;
może zostać uwierzytelniona przy pomocy profilu zaufanego, podpisu kwalifikowanego lub pieczęci kwalifikowanej;
musi być zapisana w formacie xml;
nie musi być przechowywana przez przedsiębiorcę.

Warto pamiętać, że by móc otrzymywać faktury z KSeF należy najpierw wyrazić na to zgodę. Co jednak ważne, obecnie ustrukturyzowana faktura to rozwiązanie, które firmy mogą przyjąć, ale nie mają takiego obowiązku. Sytuacja ta niedługo ulegnie jednak zmianie. Od 1 lipca 2024 roku KSeF będzie obowiązkowy dla wszystkich przedsiębiorstw.

Faktura elektroniczna a faktura ustrukturyzowana – co je różni?

Choć różnice między fakturą elektroniczną a fakturą ustrukturyzowaną mogą niektórym wydawać się niewielkie, to w praktyce działają one na zupełnie odmiennych zasadach. Co je w takim razie różni? Między innymi format dokumentu – faktura elektroniczna jest zwykle zapisywana jako plik PDF. Odbiorca zazwyczaj odczytuje dane za pomocą technologii OCR i następnie je weryfikuje. Obieg faktur ustrukturyzowanych wygląda natomiast zupełnie inaczej. Mają one bowiem wzór ustalony i zatwierdzony przez Ministerstwo Finansów. Gdy przedsiębiorca wystawia taki dokument, trafia on najpierw do systemu KSeF, gdzie nadawany jest mu indywidualny numer. Dopiero wtedy przekazywany jest on do kontrahenta.

Jak faktura ustrukturyzowana zoptymalizuje obieg faktur w firmie?

Gdy wiemy już, czym charakteryzuje się ustrukturyzowana faktura elektroniczna, warto także zastanowić się, jak może ona wpłynąć na funkcjonowanie firmy. Rozwiązanie to zapewnia wiele zalet, takich jak:

zautomatyzowanie i optymalizacja procesu księgowania faktur;
zredukowanie ryzyka błędów;
ułatwienie zestawiania i porównywania dokumentów;
ułatwienie handlu z innymi krajami Unii Europejskiej, możliwe dzięki wdrożeniu wspólnych regulacji w innych państwach.

Wiedza o zaletach faktur ustrukturyzowanych powinna z pewnością zachęcić wiele firm do wdrożenia rozwiązań, które umożliwią ich wprowadzenie do firmy. Ze względu na nadchodzący obowiązek korzystania z KSeF przedsiębiorcy, którzy nie są jeszcze zdecydowani, również będą musieli zaplanować zmiany.