Faktury elektroniczne – wszystko o korzyściach bycia eko

Zastąpienie dokumentów papierowych fakturami elektronicznymi może przynieść firmie wiele korzyści. Sprawdź, co możesz zyskać.

Sposób na oszczędność czasu i pieniędzy

Mimo że pojęcie faktury elektronicznej pojawiło się w polskim porządku prawnym już wiele lat temu, a w 2005 roku mocą Rozporządzenia Ministra Finansów efaktura zrównana została z fakturą papierową, wiele firm nadal unika ich wystawiania. Problemów próżno doszukiwać się w obowiązujących przepisach, te bowiem w sposób precyzyjny określają bezpieczne stosowanie faktur online. Obawy wynikają w większości z przywiązania do tradycyjnej, stosowanej przez wiele lat formy wystawiania i przechowywania dokumentów księgowych. Zmiany przynieść mogą jednak ogromne korzyści dla przedsiębiorcy.

Wprowadzenie faktur elektronicznych w firmie to wymierna oszczędność. Dzięki nim zredukowane zostają wydatki związane z wystawianiem i wysyłaniem dokumentów. Skraca się też czas, który związany jest z obsługą faktur. Jeśli firma zdecyduje się na wdrożenie i zastosowanie systemu elektronicznej wymiany danych (EDI) wystawienie oraz przesyłanie dokumentów odbywa się przy użyciu komputera z dostępem do internetu. Ponadto operatorzy EDI oferują liczne udogodnienia. Wśród nich znaleźć można specjalne aplikacje, dzięki którym faktura elektroniczna edison.pl dostępna jest on-line dla każdej uprawnionej osoby.

Szansa na zwiększenie płynności finansowej

W myśl Ustawy o podatku dochodowym od towarów i usług fakturą jest dokument w formie papierowej lub elektronicznej, który zawiera dane określone ustawą i innymi przepisami. Tym samym faktura elektroniczna musi zawierać takie same elementy, jak dokument papierowy. Zgodnie z art. 106e u.p.t.u. są to m.in.:

Tożsame z księgowością tradycyjną są też zasady rozliczania faktur elektronicznych. Ich stosowanie zwiększa jednak płynność finansową przedsiębiorcy. Faktura online dostarczana jest bowiem do odbiorcy niemal natychmiast po jej wystawieniu, co znacznie przyspiesza otrzymanie zapłaty.

Łatwe i bezpieczne przechowywanie

Kolejna korzyść związana ze stosowaniem faktury elektronicznej dotyczy przechowywania. Efaktury, podobnie jak faktury tradycyjne, muszą być przechowywane do czasu upływu terminu przedawnienia. Zgodnie z obowiązującymi przepisami okres ten wynosi 5 lat. Zarchiwizowanie faktur elektronicznych, w porównaniu do tradycyjnej formy dokumentów, pozwala na znaczne oszczędzenie przestrzeni. Ułatwia także sprawne wyszukiwanie i zweryfikowanie w razie kontroli. Przy czym należy zaznaczyć, że ustawodawca nie określił szczególnego sposobu przechowywania efaktur. Przyjmuje się zatem, że muszą być one jedynie właściwie podzielone na okresy rozliczeniowe.

Archiwizowanie dokumentów w postaci faktur elektronicznych jest również bardziej bezpieczne. Firmy mogą korzystać w tym celu z dysków zewnętrznych, a także ze specjalnych systemów oferowanych przez operatorów EDI. Dzięki tym rozwiązaniom faktury online są w pełni zabezpieczone przed zniszczeniem lub zgubieniem.

Ekoodpowiedzialność w biznesie

Nie sposób nie zauważyć, że faktura elektroniczna to także przejaw otwartości firmy na nowe możliwości i korzystanie z innowacyjnych rozwiązań. To zwiększa jej konkurencyjność na rynku. Obowiązujące przepisy prawa jednoznacznie mają zaś zachęcić przedsiębiorstwa do powszechnego stosowania efaktur. Przejawem tego jest również Dyrektywa Parlamentu Europejskiego i Rady w sprawie fakturowania elektronicznego w zamówieniach publicznych we wszystkich państwach członkowskich Unii Europejskiej, która wprowadza szereg ułatwień w wystawianiu dokumentów elektronicznych w procesie tych zamówień.

Odpowiedzialność ekologiczna w biznesie to element, który brany jest obecnie pod uwagę przez wielu klientów. Firma, która korzysta z faktur online, przyczynia się do ochrony środowiska naturalnego, zyskując w oczach świadomych konsumentów.