O czym warto pamiętać, wynajmując biuro

Prowadzenie jakiejkolwiek działalności gospodarczej pod konkretnym adresem wymaga zgodnie z prawem posiadania udokumentowanego prawa do lokalu. Może to być dokument stwierdzający własność, umowa najmu albo użyczenia. O ile firmy jednoosobowe, a więc osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą, mogą pracować u siebie w domu, o tyle przedsiębiorstwa większe potrzebują do tego celu osobnych powierzchni, w tym także biur.

Stosunkowo rzadko zdarza się, by ktoś rozpoczynał działalność od kupna lokalu na biuro. Najczęstszą formą pozyskania lokalu biurowego jest wynajem. Wiele powierzchni biurowych na wynajem znaleźć można w internecie, np. na stronie officelist.pl/pl/warszawa. Po zapoznaniu się z ofertą i oczywiście odwiedzeniu danego lokalu trzeba spisać umowę najmu. Niektórzy przedsiębiorcy nie przywiązują większej wagi do jej treści i posługują się szablonami z internetu. Może to być jednak poważny błąd.

Najważniejsze: określić cel wynajmu

Warto pamiętać o elementarnej zasadzie dotyczącej umów najmu lokali na biuro: bezwzględnie konieczne jest sprecyzowanie w umowie, że najemca będzie pod danym adresem prowadził działalność gospodarczą. Zapis ten gwarantuje, że właściciel lokalu nie zerwie umowy z najemcą, stawiając mu zarzut wykorzystywania lokalu niezgodnie z przeznaczeniem. W innym wypadku mógłby po prostu powołać się na niedotrzymanie warunków umowy i wypowiedzieć ją, co oczywiście naraziłoby przedsiębiorcę lub firmę na spore kłopoty związane z wyprowadzką.

Firma? Jaka firma? Miał pan tu mieszkać

Zapis ten chroni najemcę również z innego powodu. Już po zawarciu umowy może się bowiem okazać, że – choć nic na to nie wskazywało – dany lokal nie spełnia warunków niezbędnych do prowadzenia tam działalności gospodarczej. Prosty przykład: przedmiotem najmu jest lokal mieszkalny, a sąsiadom przeszkadzają wchodzący i wychodzący nieustannie pracownicy i interesanci, dochodzi więc do niepotrzebnych, ale i niespodziewanych scysji. W takiej sytuacji umowę może bez trudu wypowiedzieć najemca, przywołując fakt, że wynajęty mu lokal nie nadaje się na adres firmy.

Dopóki takiego zapisu nie ma w umowie, właściciel może argumentować, że nie wiedział o zamiarze prowadzenia w lokalu działalności gospodarczej i był przekonany, że najemca chce pod wskazanym adresem mieszkać, a do zamieszkania lokal się przecież nadaje.

Również kwestie czynszu trzeba uregulować w umowie

Nie wystarczy wynegocjować i zapisać w umowie wysokości czynszu. Trzeba brać pod uwagę, że wynajmujący może po jakimś czasie wprowadzić podwyżkę opłat – umowa powinna więc określać, czy i w jakich sytuacjach takie podwyżki są dopuszczalne. Bez takiego zapisu właściciel lokalu będzie mógł podnosić cenę w sposób dowolny. Może w ten sposób nawet zmusić najemcę do opuszczenia lokalu. Należy też określić sposób i terminy uiszczania opłat, np. na koniec każdego miesiąca, przelewem na konto. Brak takiej regulacji spowoduje konieczność opłacania czynszu z góry, do końca pierwszej dekady miesiąca.